Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không

Hai câu hỏi hay đi cùng nhau lúc chuẩn bị ký thuê văn phòng: hợp đồng này có phải mang đi công chứng không, và mỗi tháng tôi lấy hoá đơn ở đâu để hạch toán chi phí. Câu thứ nhất có câu trả lời gọn, câu thứ hai thì phụ thuộc chủ nhà là ai.

Bài này trả lời cả hai, kèm căn cứ pháp lý để bạn đọc lại nguyên văn, và nêu rõ chỗ nào đang thay đổi mà chúng tôi không đưa ra con số.

Công chứng: bắt buộc hay không

Xem ảnh lớn

Với nhà ở, khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023 xếp giao dịch thuê, mượn, ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở vào nhóm không phải công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp các bên có nhu cầu. Nhóm bắt buộc là mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp.

Với mặt bằng thương mại, Điều 44 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 quy định hợp đồng kinh doanh bất động sản mà ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản thì được công chứng, chứng thực theo yêu cầu của các bên. Nhóm bắt buộc công chứng ở điều này là mua bán, thuê mua nhà ở, công trình xây dựng hoặc phần diện tích sàn khi các bên tham gia giao dịch là cá nhân.

Nói gọn lại: thuê văn phòng không thuộc nhóm bắt buộc. Cùng điều đó, khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023 cho phép hai bên tự thoả thuận thời điểm hợp đồng có hiệu lực, không có thoả thuận thì hiệu lực tính từ thời điểm ký.

Không công chứng thì mất gì

Không công chứng không làm hợp đồng vô hiệu. Cái mất nằm ở chỗ khác: khi tranh chấp, bạn phải tự chứng minh chữ ký đó là thật, người ký có thẩm quyền, và bản hợp đồng bạn giữ đúng là bản hai bên đã ký.

Có ba tình huống nên bỏ tiền công chứng dù luật không bắt. Hợp đồng thời hạn dài và giá trị lớn. Bên cho thuê là cá nhân mà bạn chưa xác minh được đầy đủ giấy tờ nhà. Và trường hợp người ký là người được uỷ quyền chứ không phải chủ sở hữu.

Nếu chọn không công chứng, ít nhất hãy làm ba việc: đối chiếu giấy tờ sở hữu và giấy tờ tuỳ thân của bên ký, đánh số trang và ký nháy từng trang, giữ đủ bản gốc kèm mọi phụ lục. Phần cọc thì đọc thêm bài cọc thuê văn phòng mấy tháng, vì đó là khoản tranh chấp nhiều nhất.

Hoá đơn: chủ nhà là công ty hay cá nhân

Xem ảnh lớn

Chủ nhà là doanh nghiệp thì đơn giản: mỗi kỳ họ xuất hoá đơn điện tử có mã số thuế, bạn dùng hoá đơn đó hạch toán chi phí. Việc cần hỏi trước chỉ là giá chào đã gồm thuế giá trị gia tăng chưa và hoá đơn xuất vào ngày nào trong tháng, vì hai chi tiết này làm lệch cách so giá giữa các lời chào.

Chủ nhà là cá nhân thì khác. Họ không phải doanh nghiệp nên không tự phát hành hoá đơn, và cách xử lý phụ thuộc ngưỡng doanh thu cùng quy định đang hiệu lực. Đây là chỗ chúng tôi nói thẳng: ngưỡng doanh thu và cơ chế hoá đơn cho cá nhân cho thuê tài sản đã thay đổi nhiều lần trong năm 2025 và 2026, nên chúng tôi không nêu con số ở đây. Hãy hỏi trực tiếp cơ quan thuế nơi có bất động sản, hoặc kế toán của bạn.

Điều làm được ngay là ghi vào hợp đồng ba chuyện: giá thuê ghi trong hợp đồng đã gồm hay chưa gồm các khoản thuế, bên nào kê khai và bên nào nộp, bên nào giữ chứng từ gốc. Không ghi thì mặc định phần thuế bị đẩy sang bên thuê, và bạn phát hiện ra vào kỳ trả tiền đầu tiên.

Ba chi tiết khác nên chốt cùng lúc

Chi tiết thứ nhất là thẩm quyền ký. Bên cho thuê là công ty thì người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người có giấy uỷ quyền. Xin bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu tên người đại diện.

Chi tiết thứ hai là mục đích sử dụng ghi trong hợp đồng. Nếu bạn dùng địa chỉ này để đăng ký trụ sở, hợp đồng phải cho phép việc đó bằng câu chữ rõ ràng, vì cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế có thể yêu cầu xuất trình.

Chi tiết thứ ba là các phụ lục. Biểu phí quản lý, biểu phí điện lạnh ngoài giờ, quy định thi công của toà nhà đều là phụ lục và đều có giá trị ràng buộc. Đọc kỹ nhóm này trước khi bàn tới điều khoản tăng giá, phần chúng tôi phân tích ở bài hợp đồng thuê văn phòng, tăng giá và gia hạn.

Góc nhìn của TheRealEstate.Vn

Theo chúng tôi, câu hỏi công chứng thường được hỏi nhiều hơn mức quan trọng của nó, còn câu hỏi hoá đơn thì ngược lại, ít được hỏi trước và gây phiền nhiều nhất. Một hợp đồng không công chứng nhưng giấy tờ đầy đủ vẫn an toàn hơn một hợp đồng công chứng mà không rõ ai xuất hoá đơn.

Nói phần bất lợi cho việc bán hàng: chủ nhà cá nhân thường chào giá mềm hơn công ty, và đó là lý do nhiều khách chọn họ. Nhưng phần chênh lệch đó có thể bị bù lại bằng khoản thuế bị đẩy sang và bằng công sức xử lý chứng từ. Hãy tính cả hai trước khi kết luận bên nào rẻ hơn.

Chúng tôi không tư vấn thuế và không thay được cơ quan thuế. Việc chúng tôi làm được là hỏi trước giúp bạn chủ nhà thuộc nhóm nào và họ xử lý hoá đơn ra sao, trước khi bạn mất công đi xem.

Đang tìm mặt bằng cho kỳ hạn tiếp theo, bạn có thể xem văn phòng cho thuê tại TP.HCM hoặc gửi yêu cầu cho TheRealEstate.Vn kèm diện tích và ngân sách, chúng tôi gửi lại danh sách kèm thông tin bên cho thuê là công ty hay cá nhân và cách họ xuất chứng từ.

Không công chứng thì hợp đồng thuê văn phòng có hiệu lực không?

Có. Thuê không thuộc nhóm giao dịch bắt buộc công chứng theo khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023, còn với mặt bằng thương mại thì Điều 44 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 để việc công chứng theo yêu cầu của các bên.

Chủ nhà là cá nhân, tôi lấy chứng từ gì để hạch toán chi phí?

Thông thường là hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và chứng từ liên quan tới nghĩa vụ thuế theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Vì phần này thay đổi trong 2025 và 2026, hãy hỏi cơ quan thuế nơi có bất động sản trước khi ký.

Nên công chứng trong trường hợp nào?

Khi hợp đồng dài hạn, giá trị lớn, người ký là người được uỷ quyền, hoặc khi bạn chưa xác minh được đầy đủ giấy tờ sở hữu của bên cho thuê.

Thông tin trong bài được TheRealEstate.Vn tổng hợp từ nguồn công khai (báo chí, công bố của chủ đầu tư, tin rao) tại thời điểm viết và có thể thay đổi; giá nêu trong bài là giá chào tham khảo — vui lòng kiểm chứng trực tiếp trước khi ra quyết định. Ảnh minh hoạ sưu tầm từ nguồn công khai trên Internet, không phải ảnh do TheRealEstate.Vn chụp tại chỗ.

Hashtag: #HopDongThueVanPhong #CongChungHopDong #ThueVanPhongTPHCM #HoaDonThueVanPhong #KinhNghiemThueVanPhong #VanPhongChoThue #PhapLyBatDongSan #TheRealEstateVn