Văn phòng ảo có đặt được trụ sở công ty không

Phần lớn người mới lập công ty hiểu văn phòng ảo là một loại hình được pháp luật công nhận riêng. Không phải vậy. Trong hệ thống văn bản không có khái niệm nào tên là văn phòng ảo, đó là tên thương mại của một gói dịch vụ.

Bài này trả lời câu hỏi văn phòng ảo có đặt được trụ sở công ty không, dựa trên điều kiện thật của trụ sở chính, và chỉ ra chỗ rủi ro mà các gói giá rẻ hay bỏ qua.

Văn phòng ảo thật ra bán cái gì

Một gói văn phòng ảo thường gồm quyền sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh, quyền treo biển tên công ty, dịch vụ nhận thư và chuyển tiếp, đôi khi kèm số giờ dùng phòng họp mỗi tháng. Bạn không có chỗ ngồi cố định ở đó.

Vì bán địa chỉ chứ không bán diện tích, giá một gói thấp hơn nhiều so với thuê một phòng nhỏ. Đổi lại, thứ bạn nhận được phụ thuộc hoàn toàn vào việc bên bán có người trực và có quy trình xử lý thư hay không.

So với hai lựa chọn gần nhất thì ranh giới khá rõ. Chỗ ngồi trong không gian chung có bàn thật để làm việc, cách so sánh nằm ở bài văn phòng trọn gói và coworking. Còn officetel là căn hộ văn phòng có pháp lý riêng, chúng tôi phân tích ở bài officetel làm văn phòng hay thuê cao ốc.

Điều kiện của trụ sở chính theo Luật Doanh nghiệp 2020

Xem ảnh lớn

Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại và thư điện tử nếu có.

Đọc kỹ ba yếu tố đó thì thấy luật không đòi hỏi doanh nghiệp phải làm việc thật tại trụ sở. Luật đòi địa chỉ phải có thật, xác định được theo địa giới hành chính, và liên lạc được. Một địa chỉ văn phòng ảo tại toà nhà thương mại đáp ứng đủ ba yếu tố này.

Chỗ luật cấm nằm ở loại bất động sản, không ở kiểu dịch vụ. Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 nghiêm cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Nên gói văn phòng ảo đặt trong một căn hộ chung cư là chỗ phải loại ngay, dù bên bán nói gì.

Rủi ro thật không nằm ở chữ ảo

Rủi ro đầu tiên là thư. Thư của cơ quan thuế, thông báo của toà án, giấy mời làm việc đều gửi về trụ sở. Bỏ lỡ một thông báo thuế đồng nghĩa mất thời hạn giải trình, và hậu quả không dừng ở một tờ giấy.

Rủi ro thứ hai là xác minh địa chỉ. Cơ quan thuế có thể tới kiểm tra thực tế trụ sở. Nếu tới nơi không có biển tên, không ai nhận là đại diện doanh nghiệp, hồ sơ của bạn rơi vào diện không xác minh được địa chỉ, kéo theo nguy cơ bị khoá mã số thuế.

Rủi ro thứ ba là mật độ. Luật không giới hạn số doanh nghiệp cùng đăng ký tại một địa chỉ, nhưng một địa chỉ có hàng trăm doanh nghiệp là dấu hiệu thường được đưa vào diện rà soát. Việc này không tự động sai, nó chỉ làm bạn tốn thời gian giải trình.

Nhóm ngành nghề có điều kiện là chuyện khác hẳn. Nhiều ngành đòi cơ sở vật chất thật để được cấp phép, ví dụ sản xuất, kho bãi, dịch vụ ăn uống, giáo dục. Với các ngành đó, địa chỉ văn phòng ảo không thay được điều kiện cấp phép.

Sáu câu hỏi trước khi ký gói

Xem ảnh lớn

Câu thứ nhất là toà nhà này là nhà ở hay công trình thương mại, đề nghị cho xem giấy tờ. Câu thứ hai là hiện có bao nhiêu doanh nghiệp đăng ký tại địa chỉ này. Câu thứ ba là ai ký nhận thư, báo cho tôi bằng cách nào và trong bao lâu.

Câu thứ tư là khi cơ quan thuế tới xác minh thì có người trực để làm việc không. Câu thứ năm là hợp đồng có ghi rõ tôi được dùng địa chỉ này để đăng ký doanh nghiệp không, vì đây là giấy tờ có thể phải xuất trình. Câu thứ sáu là nếu hết hạn mà tôi không gia hạn thì bao lâu phải chuyển trụ sở đi.

Yêu cầu trả lời bằng văn bản và ghi vào hợp đồng. Đổi trụ sở là thủ tục mất thời gian, nên biết trước mốc phải dọn quan trọng hơn khoản chênh vài trăm nghìn mỗi tháng.

Góc nhìn của TheRealEstate.Vn

Theo chúng tôi, văn phòng ảo hợp với công ty tư vấn, thương mại, dịch vụ số, nhóm dưới năm người làm việc phân tán, và những doanh nghiệp cần địa chỉ để xuất hoá đơn hơn là cần chỗ ngồi. Với nhóm này, khoản tiền tiết kiệm được nên dồn vào con người chứ không vào mặt bằng.

Nói phần bất lợi: gói rẻ nhất trên thị trường thường chỉ gồm địa chỉ và hộp thư, không gồm người trực. Đó chính là phần quyết định bạn có gặp rắc rối hay không. Nếu ngân sách chỉ đủ cho gói rẻ nhất, chúng tôi nghiêng về việc thuê một phòng nhỏ thật hơn là mua một địa chỉ không ai coi sóc.

Chúng tôi cũng nói rõ chỗ mình không có số liệu: không có thống kê công khai đáng tin nào về tỷ lệ doanh nghiệp dùng địa chỉ ảo bị rà soát tại TP.HCM, nên đừng tin con số nào theo hướng đó mà không kèm nguồn.

Đang cần một chỗ làm việc thật thay vì chỉ một địa chỉ, bạn có thể xem văn phòng cho thuê tại TP.HCM hoặc gửi yêu cầu cho TheRealEstate.Vn kèm số người và ngân sách, chúng tôi lọc danh sách theo diện tích và gửi kèm mức phí quản lý của từng toà.

Đặt trụ sở công ty ở căn hộ chung cư có được không?

Không. Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 nghiêm cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Officetel và sàn thương mại của toà nhà là chuyện khác, cần đọc đúng loại công năng ghi trong giấy tờ.

Nhiều công ty cùng một địa chỉ có bị coi là vi phạm không?

Luật Doanh nghiệp 2020 không cấm. Nhưng mật độ cao là dấu hiệu cơ quan thuế hay đưa vào diện rà soát, nên hãy hỏi số lượng doanh nghiệp đang đăng ký trước khi ký.

Ngành nghề nào không dùng được văn phòng ảo?

Các ngành có điều kiện đòi cơ sở vật chất thật để được cấp phép, chẳng hạn sản xuất, kho bãi, dịch vụ ăn uống, giáo dục. Với nhóm này, địa chỉ đăng ký không thay được điều kiện cấp phép của ngành.

Thông tin trong bài được TheRealEstate.Vn tổng hợp từ nguồn công khai (báo chí, công bố của chủ đầu tư, tin rao) tại thời điểm viết và có thể thay đổi; giá nêu trong bài là giá chào tham khảo — vui lòng kiểm chứng trực tiếp trước khi ra quyết định. Ảnh minh hoạ sưu tầm từ nguồn công khai trên Internet, không phải ảnh do TheRealEstate.Vn chụp tại chỗ.

Hashtag: #VanPhongAo #TruSoCongTy #ThueVanPhongTPHCM #LuatDoanhNghiep2020 #DangKyKinhDoanh #VanPhongChoThue #KinhNghiemThueVanPhong #TheRealEstateVn