Diện tích văn phòng bao nhiêu là đủ? Cách tính theo số nhân viên

Hai kiểu tính sai hay gặp khi đi thuê văn phòng nằm ở hai đầu ngược nhau. Kiểu thứ nhất là ép diện tích xuống cho rẻ, tới lúc dọn vào mới thấy không đủ chỗ kê bàn họp, nhân viên ngồi sát nhau và không còn chỗ cho người mới. Kiểu thứ hai là thuê rộng theo dự tính lạc quan, rồi trả tiền thuê lẫn phí quản lý cho phần sàn trống suốt kỳ hạn hợp đồng.

Cả hai đều tránh được bằng vài phép tính trước khi đi xem. Bài viết đưa hệ số thị trường đang dùng, công thức cộng đủ các khu chức năng và ví dụ cho ba quy mô hay gặp.

Xem ảnh lớn

Mỗi người cần bao nhiêu mét vuông

Mức thông dụng ở TP.HCM là 4 đến 6 mét vuông cho mỗi nhân viên, tính trên diện tích thuê, đã gồm chỗ ngồi, bàn ghế, lối đi và tủ tài liệu.

Con số này xê dịch theo cách bố trí. Sàn mở, bàn dài, ít vách ngăn thì xuống còn 3 đến 4 mét vuông mỗi người, hợp với đội kinh doanh hoặc tư vấn hay đi ngoài. Ngược lại, công ty cần nhiều phòng riêng, phòng gọi điện hay khu tiếp khách thì lên 7 đến 10 mét vuông mỗi người.

Doanh nghiệp tư nhân ở Việt Nam không bị luật buộc phải bố trí tối thiểu bao nhiêu mét vuông cho một nhân viên. Có tiêu chuẩn TCVN 4601:2012 về thiết kế công sở, nhưng đó là tiêu chuẩn cho cơ quan hành chính nhà nước, khối tư nhân chỉ tham khảo.

Công thức tính nhanh cho cả công ty

Diện tích cần thuê bằng số nhân viên nhân hệ số mét vuông mỗi người, cộng diện tích các khu dùng chung, cộng phần dự phòng tăng người.

Phần khu dùng chung hay bị bỏ sót nhất. Mức tham khảo: phòng họp 6 chỗ khoảng 12 đến 15 mét vuông, phòng họp 10 đến 12 chỗ khoảng 20 đến 25 mét vuông, khu lễ tân nhỏ 6 đến 10 mét vuông, pantry 6 đến 10 mét vuông, phòng giám đốc riêng 12 đến 15 mét vuông, kho và tủ hồ sơ 4 đến 6 mét vuông.

Nếu công ty làm luân phiên, một phần nhân viên làm từ xa theo ngày, bạn được phép giảm số chỗ ngồi cố định. Nhưng phải chốt tỷ lệ có mặt thật bằng cách đếm trong vài tuần, đừng lấy con số mong muốn. Mô hình làm việc cũng ảnh hưởng tới việc nên thuê kiểu nào, xem thêm so sánh văn phòng trọn gói, coworking và thuê truyền thống.

Ví dụ tính cho đội 10, 25 và 50 người

Đội 10 người bố trí thường: 10 nhân 5 mét vuông là 50 mét vuông, cộng phòng họp nhỏ 12 mét vuông, cộng pantry và lễ tân gộp 8 mét vuông, ra khoảng 70 mét vuông. Thêm dự phòng 15 phần trăm thì nên tìm mặt bằng 75 đến 85 mét vuông.

Đội 25 người: 25 nhân 5 mét vuông là 125 mét vuông, cộng một phòng họp 20 mét vuông, một phòng giám đốc 14 mét vuông, pantry và lễ tân 16 mét vuông, ra khoảng 175 mét vuông. Thêm dự phòng thì tìm mặt bằng 190 đến 210 mét vuông.

Đội 50 người: 50 nhân 5 mét vuông là 250 mét vuông, cộng hai phòng họp 35 mét vuông, hai phòng riêng 28 mét vuông, pantry, lễ tân và kho 30 mét vuông, ra khoảng 343 mét vuông. Thêm dự phòng thì tìm mặt bằng 370 đến 400 mét vuông.

Ba con số cuối là khoảng để lọc tin đăng, không phải mức cứng. Một mặt bằng 80 mét vuông vuông vắn dùng thoải mái hơn mặt bằng 95 mét vuông dài và hẹp.

Diện tích ghi trong hợp đồng không phải diện tích dùng được

Diện tích trong hợp đồng thường là diện tích tim tường, đo tới giữa tường bao, nên lớn hơn phần sàn thật sự kê được bàn. Nhiều tòa nhà còn phân bổ thêm diện tích chung như hành lang, sảnh thang máy vào diện tích tính tiền.

Vì vậy hai mặt bằng cùng ghi 100 mét vuông có thể kê được số bàn chênh nhau đáng kể. Cột chịu lực, hộp kỹ thuật, vị trí cửa ra vào và cửa sổ đều ăn vào phần dùng được.

Cách kiểm tra không phức tạp. Xin bản vẽ mặt bằng có ghi kích thước, tự đo lại chiều dài và chiều rộng phần dùng được bằng thước laser, và hỏi thẳng ban quản lý diện tích trong hợp đồng đo theo cách nào. Nếu đang so hai tòa khác hạng, cách phân biệt văn phòng hạng A, B và C giải thích vì sao tòa hạng A hay có phần phân bổ diện tích chung lớn hơn.

Xem ảnh lớn

Chừa chỗ cho tăng trưởng đến đâu là vừa

Hợp đồng thuê truyền thống thường 2 đến 3 năm, quãng thời gian đủ để số nhân sự đổi khác. Mức dự phòng hợp lý là thêm 10 đến 20 phần trăm diện tích so với nhu cầu hiện tại.

Chừa quá 30 phần trăm là đang trả tiền cho sàn để trống. Khi kế hoạch tuyển người tăng mạnh nhưng chưa chắc chắn, cách an toàn hơn là hỏi tòa nhà còn mặt bằng liền kề không và đàm phán điều khoản ưu tiên thuê thêm khi cần mở rộng. Nhiều chủ tòa nhà đồng ý ghi điều khoản này vào hợp đồng mà không đòi thêm tiền.

Góc nhìn của TheRealEstate.Vn

Trước khi đi xem, chúng tôi khuyên khách làm một bảng ba dòng: số người hiện tại, số người dự kiến sau 24 tháng, danh sách phòng chức năng bắt buộc phải có. Ba dòng đó ra ngay khoảng diện tích cần tìm và tránh được cảnh đi xem 10 chỗ rồi vẫn phân vân.

Khi đến nơi, hãy đo phần dùng được thay vì tin con số trên tờ chào thuê, và thử xếp bàn trên bản vẽ trước khi đặt cọc. Mất một buổi vẽ sơ đồ chỗ ngồi rẻ hơn nhiều so với việc phát hiện thiếu chỗ sau khi đã thi công xong.

Cần lọc sẵn danh sách mặt bằng đúng khoảng diện tích và ngân sách, bạn có thể xem văn phòng cho thuê tại TP.HCM hoặc liên hệ TheRealEstate.Vn để chúng tôi gửi phương án kèm bản vẽ.

Doanh nghiệp tư nhân xếp chỗ quá chật có bị phạt không?

Không có quy định pháp luật bắt buộc doanh nghiệp tư nhân phải bố trí diện tích tối thiểu cho mỗi nhân viên, TCVN 4601:2012 chỉ áp cho cơ quan hành chính nhà nước. Nhưng chỗ ngồi chật ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất và tỷ lệ nghỉ việc, nên đừng ép xuống dưới 3 mét vuông mỗi người.

Làm sao biết diện tích thật khi xem mặt bằng thô?

Xin bản vẽ mặt bằng có ghi kích thước các cạnh, rồi tự đo lại phần sàn không vướng cột và hộp kỹ thuật. Hỏi rõ diện tích ghi trong hợp đồng tính theo tim tường hay thông thủy, và có cộng phần diện tích chung của tòa nhà vào không.

Sắp tuyển gấp đôi nhân sự thì nên thuê dư luôn không?

Không nên thuê dư ngay, vì tiền thuê phần sàn trống trả đều mỗi tháng trong khi kế hoạch tuyển dụng có thể chậm lại. Giữ mức dự phòng 10 đến 20 phần trăm và đàm phán quyền ưu tiên thuê thêm mặt bằng liền kề là cách cân bằng tốt hơn.

Thông tin trong bài được TheRealEstate.Vn tổng hợp từ nguồn công khai (báo chí, công bố của chủ đầu tư, tin rao) tại thời điểm viết và có thể thay đổi; giá nêu trong bài là giá chào tham khảo — vui lòng kiểm chứng trực tiếp trước khi ra quyết định. Ảnh minh hoạ sưu tầm từ nguồn công khai trên Internet, không phải ảnh do TheRealEstate.Vn chụp tại chỗ.

Hashtag: #DienTichVanPhong #ThueVanPhong #VanPhongTPHCM #CachTinhDienTich #VanPhongChoThue #KinhNghiemThueVanPhong #MatBangVanPhong #DoanhNghiepNho #TheRealEstateVn